Sichern von Microsoft Office 365-E-Mails

Unternehmen sind im Rahmen ihrer Arbeitsabläufe und ihrer Kommunikation auf E-Mails angewiesen. Weltweit nutzen über 3,9 Milliarden Menschen E-Mails, wobei Gmail und Outlook 365 bei den Geschäftskonten an der Spitze stehen.

Wenn wichtige Daten und Informationen regelmäßig versendet werden, tun dies die meisten Mitarbeiter, ohne sich Gedanken über den Wert dieser Informationen zu machen. Ohne einen geeigneten Sicherungs- oder Wiederherstellungsplan gefährdet der Verlust von E-Mails (ob versehentlich oder nicht) jedoch die Daten, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und den Ruf eines Unternehmens insgesamt.

E-Mails in Microsoft 365 sichern

Microsoft 365 bewahrt Ihre E-Mails zwar bis zu einem gewissen Grad auf, erstellt jedoch keine eigentliche Sicherung für Sie. Es basiert auf einem Modell der geteilten Verantwortung, was bedeutet, dass der Dienst in den folgenden Szenarien mit Ihnen zusammenarbeitet:

• Sicherheit im Rechenzentrum – sowohl physisch als auch netzwerkbasiert
• Datenspeicherung, Replikation und Redundanz
• Verfügbarkeitsgarantien und Datenschutzmaßnahmen bilden die Grundpfeiler des Sicherheitsansatzes von Microsoft („Wenn wir die Menschen nicht schützen können, verdienen wir ihr Vertrauen nicht“)
• Schutz vor schwerwiegenden Ereignissen, die ihre Rechenzentren beeinträchtigen, wie beispielsweise Hardware- oder Softwareausfälle, Naturkatastrophen, Stromausfälle, Betriebssystemfehler usw.

Bei E-Mail-Daten liegt die Verantwortung für versehentliches oder böswilliges Löschen jedoch beim Endbenutzer. Und anstelle eines echten Microsoft 365-Backup-Dienstes bietet Microsoft lediglich Archivierungsfunktionen an. Mit Datto SaaS Protection können Sie eine Backup- und Wiederherstellungslösung bereitstellen. 

So archivieren Sie E-Mails manuell in Microsoft 365

Mit den folgenden Schritten können Sie Ihre E-Mails archivieren:

1. Wählen Sie „Datei“ > „Öffnen & Exportieren“ > „Importieren/Exportieren“.

2. Wählen Sie „In eine Datei exportieren“ und anschließend „Weiter“.

3. Wählen Sie „Outlook-Datendatei (.pst)“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.

4. Wählen Sie den E-Mail-Ordner aus, den Sie sichern möchten, und klicken Sie auf „Weiter“.

5. Wählen Sie einen Speicherort und einen Namen für Ihre Sicherungsdatei aus und klicken Sie anschließend auf „Fertigstellen“.

6. Wenn Sie den Zugriff auf Ihre Dateien schützen möchten, legen Sie ein Passwort fest und bestätigen Sie es. Wählen Sie anschließend „OK“.

Sie können auch individuelle Archivierungseinstellungen entsprechend Ihren Anforderungen festlegen.

AutoArchivierung in Microsoft 365

Sie können jederzeit und von überall auf die archivierten E-Mails zugreifen. Die „AutoArchiv“-Dateien befinden sich unter: C:\Benutzer\IhrBenutzername\Dokumente\Outlook-Dateien\archive.pst. Wenn Sie Elemente lokal auf Ihrem Computer sichern möchten, können Sie ältere Elemente mit der „AutoArchiv“-Funktion automatisch verschieben oder löschen oder sie in eine PST-Datei exportieren.

Einschränkungen bei der Archivierung in Microsoft 365

Auch wenn diese Optionen hilfreich sind, hat die Datensicherung mit Microsoft 365 doch ihre Grenzen – und ist möglicherweise nicht die optimale Lösung für die Datensicherung. Der größte Nachteil der Archivierungsfunktionen von Microsoft 365 sind die Aufbewahrungsfristen für Elemente. Sobald ein Element das Ende seiner Aufbewahrungsfrist erreicht hat, wird es automatisch aus Microsoft 365 gelöscht. Für Unternehmen, die ein umfassendes, konsistentes Sicherungssystem suchen, ist dies möglicherweise nicht ideal. 

Die Reifezeit für die verschiedenen Produkte ist wie folgt:

Die Archivierungsoptionen von Microsoft 365 weisen zwar einige erhebliche Nachteile auf, doch es gibt dennoch Möglichkeiten, Ihre Daten zu schützen. Microsoft 365 archiviert und speichert Daten zwar nur für einen begrenzten Zeitraum, doch durch die Sicherung Ihrer Daten über einen Cloud-Dienst können Sie sicherstellen, dass Ihre Daten sicher und geschützt bleiben.

Sicherung von Microsoft 365 mit Datto SaaS Protection

Mit einer SaaS-Backup-Lösung wie „Datto SaaS Protection für Microsoft 365“ können Sie sicherstellen, dass Ihre Daten und Konten unter allen Umständen erhalten bleiben. „Datto SaaS Protection“ bietet automatisierte, regelmäßige Backups in unsere Datto-Cloud, auf die Sie von überall aus zugreifen können.

Möchten Sie Ihre E-Mails noch besser schützen? Erfahren Sie, wie Datto Ihnen dabei helfen kann.