Cómo hacer una copia de seguridad de los correos electrónicos de Microsoft Office 365

Las empresas dependen del correo electrónico como parte de su flujo de trabajo y su comunicación. En todo el mundo, más de 3,9 mil millones de personas usan el correo electrónico, y Gmail y Outlook 365 encabezan la lista de cuentas empresariales.

Cuando envían datos e información importantes de manera habitual, la mayoría de los empleados lo hace sin detenerse a pensar en el valor de esa información. Sin embargo, sin un plan adecuado de respaldo o recuperación, la pérdida de correos electrónicos (ya sea accidental o no) pone en riesgo los datos, el cumplimiento normativo y la reputación general de una empresa.

Cómo hacer una copia de seguridad de los correos electrónicos en Microsoft 365

Si bien Microsoft 365 conserva tus correos electrónicos hasta cierto punto, en realidad no realiza copias de seguridad por ti. Funciona bajo un modelo de responsabilidad compartida, lo que significa que el servicio coordinará contigo en los siguientes casos:

• Seguridad de los centros de datos: tanto física como de red
• Almacenamiento, replicación y redundancia de datos
• Las garantías de tiempo de actividad y los controles de privacidad son los principios fundamentales («si no podemos proteger a las personas, no merecemos su confianza») del enfoque de seguridad de Microsoft
• Protección frente a incidentes graves que afecten a sus centros de datos, tales como fallas de hardware o software, desastres naturales, cortes de energía, errores del sistema operativo, etc.

Sin embargo, en lo que respecta a los datos de correo electrónico, la eliminación accidental o maliciosa es responsabilidad del usuario final. Y , en lugar de un verdadero servicio de respaldo de Microsoft 365, Microsoft solo ofrece funciones de archivado. Con Datto SaaS Protection, puedes ofrecer una solución de respaldo y recuperación. 

Cómo archivar correos electrónicos manualmente en Microsoft 365

Puedes archivar tu correo electrónico siguiendo estos pasos:

1. Selecciona Archivo > Abrir y exportar > Importar/Exportar.

2. Selecciona «Exportar a un archivo» y, a continuación, selecciona «Siguiente».

3. Selecciona «Archivo de datos de Outlook (.pst)» y haz clic en «Siguiente».

4. Selecciona la carpeta de correo de la que deseas hacer una copia de seguridad y selecciona Siguiente.

5. Selecciona una ubicación y un nombre para tu archivo de copia de seguridad y, a continuación, selecciona «Finalizar».

6. Si quieres proteger el acceso a tus archivos, crea y confirma una contraseña, y luego selecciona Aceptar.

También puedes configurar opciones de archivo personalizadas según tus necesidades.

Archivo automático en Microsoft 365

Podrás acceder a los correos electrónicos archivados desde cualquier lugar y en cualquier momento. Los archivos de AutoArchivo se encuentran en: C:\Usuarios\TuNombreDeUsuario\Documentos\Archivos de Outlook\archive.pst. Si quieres hacer una copia de seguridad de los elementos localmente en tu computadora, puedes mover o eliminar automáticamente los elementos más antiguos con AutoArchivo o exportarlos a un archivo .pst.

Limitaciones del archivado en Microsoft 365

Si bien es útil contar con estas opciones, las copias de seguridad con Microsoft 365 tienen sus limitaciones y es posible que no sean la mejor opción para respaldar datos. El mayor inconveniente de las funciones de archivo de Microsoft 365 son los períodos de retención de los elementos. Una vez que un elemento llega al final de su período de retención, se elimina automáticamente de Microsoft 365. Para las empresas que buscan un sistema de copias de seguridad integral y consistente, esto podría no ser lo ideal. 

El período de maduración de los distintos productos es el siguiente:

Las opciones de archivo de Microsoft 365 tienen algunas desventajas importantes, pero aún así hay formas de proteger tus datos. Aunque Microsoft 365 archiva y conserva los datos durante un tiempo limitado, hacer una copia de seguridad de tus datos con un servicio en la nube puede garantizar que tus datos permanezcan seguros y protegidos.

Copia de seguridad de Microsoft 365 con Datto SaaS Protection

Al utilizar una solución de respaldo SaaS, como Datto SaaS Protection para Microsoft 365, puedes asegurarte de que tus datos y cuentas se mantengan a salvo pase lo que pase. Datto SaaS Protection ofrece respaldos automáticos y periódicos en nuestra nube de Datto, desde donde puedes acceder a tus datos desde cualquier lugar.

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