Een back-up maken van Microsoft Office 365 e-mails

Bedrijven zijn voor hun werkprocessen en communicatie afhankelijk van e-mail. Wereldwijd maken meer dan 3,9 miljard mensen gebruik van e-mail, waarbij Gmail en Outlook 365 bovenaan de lijst staan wat betreft zakelijke accounts.

Wanneer belangrijke gegevens en informatie regelmatig worden verzonden, doen de meeste medewerkers dat zonder stil te staan bij de waarde van die informatie. Zonder een degelijk back-up- of herstelplan brengt het verlies van e-mails (al dan niet per ongeluk) echter de gegevens, de naleving van regelgeving en de algehele reputatie van een bedrijf in gevaar.

Een back-up maken van e-mails in Microsoft 365

Hoewel Microsoft 365 je e-mails tot op zekere hoogte wel bewaart, maakt het er eigenlijk geen back-up van voor je. Het werkt volgens een model van gedeelde verantwoordelijkheid, wat betekent dat de dienst in de volgende scenario’s met je zal afstemmen:

• Beveiliging van datacenters – zowel fysiek als op netwerkniveau
• Gegevensopslag, replicatie en redundantie
• Uptime-garanties en privacymaatregelen vormen de kernprincipes („als we de mensen niet kunnen beschermen, verdienen we hun vertrouwen niet“) van de beveiligingsaanpak van Microsoft
• Bescherming tegen ingrijpende gebeurtenissen die hun datacenters treffen, zoals hardware- of softwarefouten, natuurrampen, stroomstoringen, fouten in het besturingssysteem, enz.

Wat e-mailgegevens betreft, ligt de verantwoordelijkheid voor het per ongeluk of opzettelijk verwijderen ervan echter bij de eindgebruiker. En in plaats van een echte back-upservice voor Microsoft 365 biedt Microsoft alleen archiveringsmogelijkheden. Met Datto SaaS Protection kunt u een oplossing voor back-up en herstel bieden. 

E-mails handmatig archiveren in Microsoft 365

Je kunt je e-mail op de volgende manier archiveren:

1. Kies Bestand > Openen en exporteren > Importeren/exporteren.

2. Selecteer ‘Exporteren naar een bestand’ en klik vervolgens op ‘Volgende’.

3. Selecteer ‘Outlook-gegevensbestand (.pst)’ en klik op ‘Volgende’.

4. Selecteer de e-mailmap waarvan u een back-up wilt maken en klik op Volgende.

5. Kies een locatie en een naam voor uw back-upbestand en klik vervolgens op ‘Voltooien’.

6. Als u de toegang tot uw bestanden wilt beveiligen, maakt u een wachtwoord aan en bevestigt u dit, en klikt u vervolgens op Ok.

Je kunt ook aangepaste archiefinstellingen configureren op basis van je behoeften.

AutoArchive in Microsoft 365

U hebt altijd en overal toegang tot de gearchiveerde e-mails. De AutoArchive-bestanden vindt u in: C:\Users\UwGebruikersnaam\Documents\Outlook Files\archive.pst. Als u een back-up wilt maken van items op uw computer, kunt u oudere items automatisch verplaatsen of verwijderen met AutoArchive, of ze exporteren naar een .pst-bestand.

Beperkingen bij het archiveren in Microsoft 365

Hoewel het handig is om over deze opties te beschikken, kent de back-upfunctie van Microsoft 365 wel degelijk zijn beperkingen – en is deze wellicht niet de meest optimale oplossing voor het maken van back-ups van gegevens. Het grootste nadeel van de archiveringsmogelijkheden van Microsoft 365 zijn de bewaartermijnen voor items. Zodra een item het einde van zijn bewaartermijn bereikt, wordt het automatisch uit Microsoft 365 verwijderd. Voor bedrijven die op zoek zijn naar een uitgebreid, consistent back-upsysteem, is dit wellicht niet ideaal. 

De rijpingsperiode voor de verschillende producten is als volgt:

De archiveringsopties van Microsoft 365 hebben weliswaar enkele belangrijke nadelen, maar er zijn nog steeds manieren om uw gegevens te beveiligen. Hoewel Microsoft 365 gegevens slechts voor een beperkte tijd archiveert en bewaart, kunt u er door een back-up van uw gegevens te maken via een clouddienst voor zorgen dat uw gegevens veilig en beschermd blijven.

Een back-up maken van Microsoft 365 met Datto SaaS Protection

Met een SaaS-back-upoplossing, zoals Datto SaaS Protection voor Microsoft 365, kunt u ervoor zorgen dat uw gegevens en accounts onder alle omstandigheden bewaard blijven. Datto SaaS Protection zorgt voor geautomatiseerde, regelmatige back-ups naar onze Datto-cloud, waar u overal toegang hebt tot uw gegevens.

Wilt u uw e-mail beter beveiligen? Ontdek hoe Datto u daarbij kan helpen.