Comment sauvegarder les e-mails de Microsoft Office 365

Les entreprises s'appuient sur la messagerie électronique dans le cadre de leurs processus de travail et de leurs communications. À l'échelle mondiale, plus de 3,9 milliards de personnes utilisent la messagerie électronique, Gmail et Outlook 365 arrivant en tête du classement des comptes professionnels.

Lorsqu'ils envoient régulièrement des données et des informations importantes, la plupart des employés le font sans s'arrêter un instant sur la valeur de ces informations. Or, en l'absence d'un plan de sauvegarde ou de restauration adéquat, la perte d'e-mails (accidentelle ou non) met en péril les données de l'entreprise, sa conformité réglementaire et sa réputation globale.

Sauvegarde des e-mails sur Microsoft 365

Bien que Microsoft 365 conserve vos e-mails dans une certaine mesure, il ne les sauvegarde pas réellement pour vous. Il fonctionne selon un modèle de responsabilité partagée, ce qui signifie que le service coopérera avec vous dans les cas suivants :

• Sécurité des centres de données – tant physique que réseau
• Stockage, réplication et redondance des données
• Les garanties de disponibilité et les mesures de protection de la vie privée constituent les principes fondamentaux (« si nous ne sommes pas capables de protéger les utilisateurs, nous ne méritons pas leur confiance ») de l'approche de Microsoft en matière de sécurité.
• Protection contre les incidents majeurs affectant leurs centres de données, tels que les pannes matérielles ou logicielles, les catastrophes naturelles, les coupures de courant, les erreurs du système d'exploitation, etc.

En ce qui concerne les données de messagerie, toutefois, la suppression accidentelle ou malveillante relève de la responsabilité de l'utilisateur final. Et au lieu d'un véritable service de sauvegarde Microsoft 365, Microsoft ne propose que des fonctionnalités d'archivage. Avec Datto SaaS Protection, vous pouvez proposer une solution de sauvegarde et de restauration. 

Comment archiver manuellement des e-mails dans Microsoft 365

Pour archiver vos e-mails, procédez comme suit :

1. Sélectionnez Fichier > Ouvrir et exporter > Importer/Exporter.

2. Sélectionnez « Exporter vers un fichier », puis cliquez sur « Suivant ».

3. Sélectionnez « Fichier de données Outlook (.pst) », puis cliquez sur « Suivant ».

4. Sélectionnez le dossier de messagerie que vous souhaitez sauvegarder, puis cliquez sur « Suivant ».

5. Choisissez un emplacement et un nom pour votre fichier de sauvegarde, puis cliquez sur « Terminer ».

6. Si vous souhaitez protéger l'accès à vos fichiers, créez un mot de passe et confirmez-le, puis cliquez sur OK.

Vous pouvez également configurer des paramètres d'archivage personnalisés en fonction de vos besoins.

Archivage automatique dans Microsoft 365

Vous pourrez accéder aux e-mails archivés où que vous soyez et à tout moment. Les fichiers d'archivage automatique se trouvent à l'emplacement suivant : C:\Users\VotreNomD'Utilisateur\Documents\Outlook Files\archive.pst. Si vous souhaitez sauvegarder des éléments localement sur votre ordinateur, vous pouvez déplacer ou supprimer automatiquement les éléments les plus anciens à l'aide de la fonction d'archivage automatique, ou les exporter vers un fichier .pst.

Limites de l'archivage dans Microsoft 365

Bien que ces options soient utiles, la sauvegarde avec Microsoft 365 présente certaines limites et n’est peut-être pas la solution la plus adaptée pour sauvegarder des données. Le principal inconvénient des fonctionnalités d’archivage de Microsoft 365 réside dans les durées de conservation des éléments. Lorsqu’un élément arrive au terme de sa période de conservation, il est automatiquement supprimé de Microsoft 365. Pour les entreprises à la recherche d’un système de sauvegarde complet et fiable, cette solution n’est peut-être pas idéale. 

Les délais de maturation des différents produits sont les suivants :

Les options d'archivage de Microsoft 365 présentent certes quelques inconvénients majeurs, mais il existe tout de même des moyens de protéger vos données. Bien que Microsoft 365 archive et conserve les données pendant une durée limitée, la sauvegarde de vos données via un service cloud permet de garantir leur sécurité et leur protection.

Sauvegarde de Microsoft 365 avec Datto SaaS Protection

En utilisant une solution de sauvegarde SaaS, telle que Datto SaaS Protection pour Microsoft 365, vous avez la garantie que vos données et vos comptes seront préservés quoi qu'il arrive. Datto SaaS Protection assure des sauvegardes automatisées et régulières vers notre cloud Datto, où vous pouvez accéder à vos données où que vous soyez.

Vous souhaitez renforcer la sécurité de votre messagerie électronique ? Découvrez comment Datto peut vous aider.