Como fazer backup dos e-mails do Microsoft Office 365

As empresas dependem do e-mail como parte de seu fluxo de trabalho e comunicação. Em todo o mundo, mais de 3,9 bilhões de pessoas usam e-mail, sendo que o Gmail e o Outlook 365 lideram a lista de contas empresariais.

Ao enviar dados e informações importantes regularmente, a maioria dos funcionários o faz sem se deter a pensar no valor dessas informações. No entanto, sem um plano adequado de backup ou recuperação, a perda de e-mails (acidental ou não) coloca em risco os dados, a conformidade e a reputação geral da empresa.

Como fazer backup de e-mails no Microsoft 365

Embora o Microsoft 365 preserve seus e-mails até certo ponto, ele não faz, na verdade, um backup para você. Ele funciona com base em um modelo de responsabilidade compartilhada, o que significa que o serviço atuará em coordenação com você nos seguintes cenários:

• Segurança do data center – tanto física quanto de rede
• Armazenamento, replicação e redundância de dados
• As garantias de disponibilidade e os controles de privacidade são os princípios fundamentais (“se não conseguirmos proteger as pessoas, não merecemos a confiança delas”) da abordagem de segurança da Microsoft
• Proteção contra eventos graves que afetem seus data centers, como falhas de hardware ou software, desastres naturais, quedas de energia, erros no sistema operacional, etc.

No entanto, no que diz respeito aos dados de e-mail, a exclusão acidental ou maliciosa é de responsabilidade do usuário final. E , em vez de um verdadeiro serviço de backup do Microsoft 365, a Microsoft oferece apenas recursos de arquivamento. Com o Datto SaaS Protection, você pode oferecer uma solução de backup e recuperação. 

Como arquivar e-mails manualmente no Microsoft 365

Você pode arquivar seus e-mails seguindo estas etapas:

1. Selecione Arquivo > Abrir e Exportar > Importar/Exportar.

2. Selecione “Exportar para um arquivo” e, em seguida, selecione “Avançar”.

3. Selecione “Arquivo de dados do Outlook (.pst)” e clique em “Avançar”.

4. Selecione a pasta de e-mails da qual deseja fazer backup e clique em “Avançar”.

5. Selecione um local e um nome para o seu arquivo de backup e, em seguida, selecione “Concluir”.

6. Se você quiser proteger o acesso aos seus arquivos, crie e confirme uma senha e, em seguida, selecione “OK”.

Você também pode definir configurações personalizadas de arquivamento de acordo com suas necessidades.

Arquivamento automático no Microsoft 365

Você poderá acessar os e-mails arquivados de qualquer lugar e a qualquer momento. Os arquivos do AutoArchive podem ser encontrados em: C:\Users\SeuNomeDeUsuário\Documents\Outlook Files\archive.pst. Se quiser fazer backup de itens localmente no seu computador, você pode mover ou excluir automaticamente os itens mais antigos com o AutoArchive ou exportá-los para um arquivo .pst.

Limitações do arquivamento no Microsoft 365

Embora seja útil contar com essas opções, o backup com o Microsoft 365 tem suas limitações – e pode não ser a melhor opção para fazer backup de dados. A maior desvantagem dos recursos de arquivamento do Microsoft 365 são os períodos de validade dos itens. Quando um item chega ao fim de seu período de validade, ele é automaticamente excluído do Microsoft 365. Para empresas que buscam um sistema de backup abrangente e consistente, essa opção pode não ser a ideal. 

O período de maturação dos diferentes itens é o seguinte:

As opções de arquivamento do Microsoft 365 apresentam algumas desvantagens significativas, mas ainda assim existem maneiras de proteger seus dados. Embora o Microsoft 365 arquive e retenha os dados por um período limitado, fazer backup dos seus dados em um serviço em nuvem pode garantir que eles permaneçam seguros e protegidos.

Criação de backup do Microsoft 365 com o Datto SaaS Protection

Ao utilizar uma solução de backup SaaS, como o Datto SaaS Protection para Microsoft 365, você pode garantir que seus dados e contas sejam preservados em qualquer circunstância. O Datto SaaS Protection oferece backups automatizados e regulares para a nossa nuvem Datto, onde você pode acessar seus dados de qualquer lugar.

Quer mais proteção para o seu e-mail? Veja como a Datto pode ajudar.