Wie der öffentliche Sektor Disaster Recovery betreibt

Eine zuverlässige Disaster Recovery ist für jedes Unternehmen unerlässlich, aber...

Was gibt eigentlich den Ausschlag für die Entscheidung eines Unternehmens, seine DR-Funktionen zu aktualisieren?

Wie werden neue DR-Initiativen im öffentlichen Sektor finanziert?

Welche Vorteile bietet die richtige DR-Lösung - auch wenn es keine Katastrophe gibt?

Eugene Rudy wusste, dass die Stadt St. Marys ihre Backup-Systeme aufrüsten musste.

Aber wie genau würde er es tun - und wer würde ihm dabei helfen?

Eugene Rudy ist mehr als nur der IT-Direktor der Stadt St. Marys, einer lebendigen Gemeinde mit über 17.000 Einwohnern an der Südküste Georgias, gleich hinter der Grenze zu Jacksonville. Rudy ist Exekutivdirektor des georgianischen Ablegers von GMIS, der landesweit größten Vereinigung von IT-Fachleuten des öffentlichen Sektors, und hat in verschiedenen Funktionen bei GMIS International gearbeitet. Daher kennt er den Unterschied zwischen einer angemessenen und einer unzureichenden DR (Disaster Recovery)-Vorbereitung nur zu gut.

Und die DR der Stadt war zu Beginn unserer Geschichte definitiv unzureichend. Die Stadt nutzte eine Kombination aus Bändern und externen Festplatten, um ihre verschiedenen Systeme zu sichern. Dies lag zum Teil an der unsystematischen Vorgehensweise bei der Datensicherung, die für kommunale IT-Organisationen oft charakteristisch ist. Zum anderen lag es daran, dass die Softwareanbieter - einschließlich des Entwicklers des ERP-Kernsystems - zum Zeitpunkt der Einführung Bänder empfohlen hatten.

Doch unabhängig davon, wie die Backups der Stadt zustande kamen, war sie nicht vor einer echten Katastrophe geschützt. Fragmentierte, unzuverlässige Backups bedeuteten, dass die mehr als 4 TB an Daten der Stadt - von Schanklizenzen bis hin zu Baugenehmigungen - gefährdet waren. Im Falle einer Katastrophe wäre die Stadt nicht mehr in der Lage, ihre Bürger zu bedienen oder gar ihre Mitarbeiter zu bezahlen. Das Fehlen eines ausreichend standardisierten und automatisierten Ansatzes für die Datensicherung bedeutete auch, dass die Stadt mehr als nötig für die Datensicherung ausgab.

„Dank des hybriden Backups mit einer zeitbasierten Gebührenstruktur für die Datenaufbewahrung in der Cloud können wir die Kontinuität unseres IT-Betriebs optimal gewährleisten und gleichzeitig unsere monatlichen Kosten niedrig und kalkulierbar halten.“
Eugene Rudy
Stadt St. Marys

"Wir brauchten rationalisierte Backup-Vorgänge, wir brauchten die Sicherheit von Cloud-basiertem Speicher und wir brauchten volles Vertrauen in unsere Fähigkeit, unsere kritischen Systeme unabhängig von den Umständen wiederherzustellen", erklärt Rudy. "Die einzige Frage war, wie wir diese Anforderungen am besten erfüllen können."

Fünf-Faktoren-Authentifizierung

Wie sich herausstellte, konnte Rudy mit den SIRIS-Lösungen von Datto die Katastrophenbereitschaft der Stadt drastisch verbessern. Fünf Faktoren trugen direkt dazu bei, dass er dies tun konnte:

• Katastrophenbewusstsein. Aufgrund ihrer Lage an der Küste von Georgia ist die Stadt St. Marys naturgemäß erheblichen Wettereinflüssen ausgesetzt. Das jüngste Ereignis dieser Art war der Tropensturm Beryl im Jahr 2012, der stärkste Zyklon außerhalb der Saison, der jemals in den USA auf Land getroffen ist. Dieser „Weckruf“ schärfte das Bewusstsein für die Anfälligkeit der Stadt sowohl bei IT- als auch bei Nicht-IT-Mitarbeitern.
• Der richtige Fürsprecher. Als IT-Leiter war Rudy natürlich die richtige Person, um sich für eine Modernisierung der Backup-Systeme der Stadt einzusetzen. Sein Engagement für diese Initiative wurde jedoch sowohl durch die Leidenschaft, mit der er sich dafür einsetzte, als auch durch die Glaubwürdigkeit verstärkt, die er sich durch seine Teilnahme an GMIS und anderen Weiterbildungsprogrammen wie der Lean-Six-Sigma-Zertifizierung bei den Verantwortlichen in der Verwaltung erarbeitet hatte.
• Starke Unterstützung durch die Führungsspitze. Da Rudy überzeugende und glaubwürdige Argumente für Investitionen in eine verbesserte Geschäftskontinuität vorbringen konnte – Argumente, die sowohl die betrieblichen Erfordernisse als auch die langfristigen wirtschaftlichen Vorteile einer Modernisierung der Notfallwiederherstellung (DR) umfassten –, gelang es ihm, die volle Zustimmung des Bürgermeisters und des gesamten Stadtrats zu gewinnen.
• Das richtige Finanzierungsinstrument. Der Bundesstaat Georgia verfügt über ein einzigartiges Finanzprogramm, das als „Special-Purpose Local-Option Sales Tax“ (SPLOST) bekannt ist. Dieses Programm stellte der Stadt St. Marys die Mittel zur Verfügung, die sie über ihr bestehendes IT-Budget hinaus benötigte, um ein modernisiertes DR-System zu finanzieren.
• Ein cleverer, offensiver MSP. In diese reife Mischung aus Bedarf und Handlungsbereitschaft trat Thinkgard – ein in Pelham, Alabama, ansässiger MSP und Datto-Partner, der sich auf Geschäftskontinuität spezialisiert hat. Thinkgard nutzte die Möglichkeiten der sozialen Medien und kontaktierte Rudy über LinkedIn, um ein Gespräch über sein Datto-basiertes Serviceangebot anzustoßen. Dieses Gespräch führte schließlich im Dezember 2014 zu einem Beschluss der Stadtverwaltung, mit Thinkgard zusammenzuarbeiten.

Was die Stadt gewonnen hat

Die Zusammenarbeit mit Thinkgard brachte der Stadt St. Marys mehrere Vorteile. Zum einen werden alle Systeme und Daten - sowohl virtuelle als auch physische - zuverlässig gesichert, ohne dass die wenigen internen IT-Mitarbeiter einen hohen manuellen Aufwand betreiben müssen. Zum anderen sind diese Backups sowohl lokal als auch in der Cloud verfügbar. Dieses Hybridmodell ist für Rudy und sein Team ein großes Plus. "Lokale Backups schützen selbst dann, wenn Sie Ihre Internetverbindung verlieren, und Cloud-Backups schützen Sie selbst dann, wenn Ihr lokales Rechenzentrum ausgelöscht wird", erklärt Rudy. "Die Kombination ist also für die vollständige Gewährleistung der Geschäftskontinuität unerlässlich."

Thinkgards Datto-fähiges DR-as-a-Service-Angebot schützt die Stadt auch finanziell durch eine feste monatliche Gebühr für die zeitbasierte Cloud-Retention und nicht durch herkömmliche volumenbasierte Preise. "Wir können nicht wirklich kontrollieren, wie schnell unsere Daten wachsen, so dass ein Service, der uns nach GB abrechnet, uns höheren Kosten aussetzen würde, als wir uns leisten können", sagt Rudy. "Das Modell von Thinkgard hingegen hält unsere Kosten niedrig und vorhersehbar."

Letztendlich sind es jedoch die Bürger und Unternehmen der Stadt, die davon profitieren, wenn eine Katastrophe eintritt - ganz gleich, ob es sich um einen weiteren großen Wirbelsturm oder lediglich um einen abgestürzten Server handelt. "Die Menschen merken erst dann, wie sehr sie sich auf ihre Stadtverwaltung verlassen, wenn etwas schief geht", sagt Rudy. "Mit Datto und Thinkgard haben wir das Risiko, dass so etwas passiert, drastisch und kostengünstig reduziert."