Hoe de publieke sector aan disaster recovery doet

Betrouwbaar herstel na calamiteiten is essentieel voor elke organisatie, maar...

Wat is eigenlijk de aanleiding voor de beslissing van een organisatie om haar DR-mogelijkheden te upgraden?

Hoe worden nieuwe DR-initiatieven gefinancierd in de publieke sector?

Welke voordelen biedt de juiste DR-oplossing, zelfs als er geen ramp is?

Eugene Rudy wist dat de stad St. Marys haar back-upsystemen moest upgraden.

Maar hoe zou hij dat precies doen - en wie zou hem daarbij helpen?

Eugene Rudy is meer dan alleen de IT-directeur van de stad St. Marys, een levendige gemeenschap met meer dan 17.000 inwoners aan de zuidkust van Georgia, net over de grens met Jacksonville. Rudy is uitvoerend directeur van de Georgia afdeling van GMIS, 's lands grootste vereniging van IT-professionals in de publieke sector, en heeft in verschillende functies gewerkt bij GMIS International. Hij begrijpt dus als geen ander het verschil tussen een adequate en inadequate voorbereiding op DR (disaster recovery).

En de DR van de stad aan het begin van ons verhaal was absoluut ontoereikend. De stad gebruikte een combinatie van tape en externe harde schijven om back-ups te maken van haar verschillende systemen. Deels was dit te wijten aan de onsystematische aanpak van back-ups die vaak kenmerkend is voor gemeentelijke IT-organisaties. Een ander deel was te wijten aan het feit dat de softwareleveranciers, waaronder de ontwikkelaar van het ERP-systeem, tape hadden aanbevolen ten tijde van de implementatie.

Maar hoe de back-ups van de stad ook terecht waren gekomen, ze waren niet beschermd tegen een echte ramp. Gefragmenteerde, onbetrouwbare back-ups betekenden dat de meer dan 4 TB aan gegevens van de stad - die alles omvatten, van drankvergunningen tot bouwvergunningen - gevaar liepen. Als de kustgemeente getroffen zou worden door een ramp, zou ze haar burgers niet meer van dienst kunnen zijn of zelfs haar werknemers niet meer kunnen betalen. Het ontbreken van een voldoende gestandaardiseerde en geautomatiseerde aanpak van back-ups betekende ook dat de stad meer uitgaf aan gegevensbescherming dan nodig was.

“Dankzij hybride back-up met een op tijd gebaseerde tariefstructuur voor cloudopslag kunnen we de continuïteit van onze IT-activiteiten optimaal waarborgen en tegelijkertijd onze maandelijkse kosten laag en voorspelbaar houden.”
Eugene Rudy
Stad St. Marys

"We hadden behoefte aan meer gestroomlijnde back-upactiviteiten, aan de veiligheid van cloud-gebaseerde opslag en aan volledig vertrouwen in ons vermogen om onze kritieke systemen te herstellen, ongeacht de omstandigheden," verklaart Rudy. "De enige vraag was hoe we het beste aan deze behoeften konden voldoen."

Authenticatie met vijf factoren

Rudy bleek in staat om de paraatheid van de stad bij rampen drastisch te verbeteren met behulp van Datto SIRIS oplossingen. Vijf factoren droegen direct bij aan zijn vermogen om dit te doen:

• Bewustwording van rampen. Door haar ligging aan de kust van Georgia is de stad St. Marys duidelijk blootgesteld aan extreme weersomstandigheden. De meest recente gebeurtenis in dit verband was de tropische storm Beryl in 2012, de sterkste cycloon buiten het seizoen die ooit in de VS aan land kwam. Die „wake-up call“ heeft het bewustzijn van de kwetsbaarheid van de stad vergroot, zowel bij IT-medewerkers als bij niet-IT-medewerkers.
• De juiste pleitbezorger. Als IT-directeur was Rudy uiteraard de aangewezen persoon om zich in te zetten voor een upgrade van de back-upsystemen van de stad. Maar zijn inzet voor dat initiatief werd nog versterkt door zowel de passie waarmee hij zich ervoor inzette als de geloofwaardigheid die hij bij de leidinggevenden van de overheid had opgebouwd door zijn deelname aan GMIS en andere professionele bijscholingsprogramma’s, zoals de Lean Six Sigma-certificering.
• Sterke steun van het bestuur. Omdat Rudy een overtuigend en geloofwaardig pleidooi wist te houden voor investeringen in een betere bedrijfscontinuïteit – een pleidooi dat zowel de operationele noodzaak als de economische voordelen op lange termijn van de modernisering van de noodherstelvoorzieningen omvatte – wist hij de volledige steun te verkrijgen van de burgemeester en de gehele gemeenteraad.
• Het juiste financieringsinstrument. De staat Georgia kent een uniek fiscaal programma dat bekendstaat als de ‘special-purpose local-option sales tax’ (SPLOST). Dit programma verschafte de stad St. Marys de middelen die zij buiten haar bestaande IT-budget nodig had om een gemoderniseerd DR-systeem te financieren.
• Een slimme, daadkrachtige MSP. In deze vruchtbare mix van behoefte en bereidheid om in actie te komen stapte Thinkgard – een in Pelham, Alabama gevestigde MSP en Datto-partner die gespecialiseerd is in bedrijfscontinuïteit. Thinkgard nam het slimme initiatief om via LinkedIn contact op te nemen met Rudy en zo een gesprek op gang te brengen over hun op Datto gebaseerde dienstenaanbod. Dat gesprek leidde uiteindelijk in december 2014 tot een besluit van het gemeentebestuur om met Thinkgard in zee te gaan.

Wat de stad heeft gewonnen

De samenwerking met Thinkgard leverde de stad St. Marys meerdere voordelen op. Ten eerste worden er nu betrouwbare back-ups gemaakt van alle systemen en gegevens, zowel virtueel als fysiek, zonder dat de weinige interne IT-medewerkers veel handmatig werk hoeven te verrichten. Bovendien zijn deze back-ups zowel lokaal als in de cloud beschikbaar. Dat hybride model is een groot pluspunt voor Rudy en zijn team. "Lokale back-ups beschermen je zelfs als je je internetverbinding verliest en cloudback-ups beschermen je zelfs als je lokale datacenter wordt weggevaagd", legt Rudy uit. "De combinatie is dus essentieel voor volledige zekerheid van bedrijfscontinuïteit."

Thinkgard's Datto-enabled DR-as-a-service aanbod beschermt de stad ook financieel door een vaste maandelijkse Time-Based Cloud Retention vergoeding, in plaats van conventionele volume-gebaseerde prijzen. "We hebben niet echt controle over hoe snel onze gegevens groeien, dus een service die ons per GB in rekening brengt, zou ons blootstellen aan hogere kosten dan we ons kunnen veroorloven", zegt Rudy. "Het model van Thinkgard daarentegen houdt onze kosten laag en voorspelbaar."

Uiteindelijk zijn het echter de burgers en bedrijven van de stad die zullen profiteren als en wanneer een ramp toeslaat - of die ramp nu een andere grote cycloon is of slechts een gecrashte server. "Mensen realiseren zich niet hoeveel ze afhankelijk zijn van hun gemeentelijke overheid totdat er iets misgaat," merkt Rudy op. "Met Datto en Thinkgard hebben we het risico dat dit gebeurt drastisch en kosteneffectief verminderd."