Cómo lleva a cabo el sector público la recuperación ante desastres

Una recuperación ante desastres confiable es esencial para toda organización, pero…

¿Qué es lo que realmente impulsa la decisión de una organización de actualizar sus capacidades de recuperación ante desastres?

¿Cómo se financian las nuevas iniciativas de recuperación ante desastres en el sector público?

¿Qué beneficios ofrece la solución de recuperación ante desastres adecuada, incluso si no ocurre ningún desastre?

Eugene Rudy sabía que la ciudad de St. Marys necesitaba actualizar sus sistemas de respaldo.

Pero, ¿cómo lo haría exactamente? ¿Y quién le ayudaría?

Eugene Rudy es más que el simple director de TI de la ciudad de St. Marys, una comunidad dinámica de más de 17 000 habitantes situada en la costa sur de Georgia, justo al otro lado de la frontera con Jacksonville. Rudy es director ejecutivo de la sección de Georgia de GMIS, la mayor asociación del país de profesionales de TI del sector público, y ha desempeñado diversos cargos en GMIS International. Por eso, entiende tan bien como cualquiera la diferencia entre una preparación adecuada e inadecuada para la recuperación ante desastres (DR).

Y el plan de recuperación ante desastres (DR) de la ciudad al inicio de nuestra historia era definitivamente inadecuado. La ciudad utilizaba una combinación de cintas y discos duros externos para realizar copias de seguridad de sus diversos sistemas. Esto se debía, en parte, al enfoque poco sistemático de las copias de seguridad que suele caracterizar a las organizaciones de TI municipales. En parte se debía al hecho de que sus proveedores de software —incluido el desarrollador de su sistema ERP principal— habían recomendado el uso de cintas en el momento de la implementación.

Pero independientemente de cómo acabaran siendo las copias de seguridad de la ciudad, estas no estaban protegidas contra un desastre real. Unas copias de seguridad fragmentadas y poco confiables significaban que los más de 4 TB de datos de la ciudad —que abarcaban desde licencias de bebidas alcohólicas hasta permisos de construcción— estaban en riesgo. Si un desastre azotara a la comunidad costera, esta no podría atender a sus ciudadanos ni siquiera pagar a sus empleados. La falta de un enfoque suficientemente estandarizado y automatizado para las copias de seguridad también significaba que la ciudad estaba gastando más de lo necesario en protección de datos.

“La copia de seguridad híbrida con una estructura de tarifas de retención en la nube basada en el tiempo nos permite garantizar de la mejor manera posible la continuidad de nuestras operaciones de TI, al tiempo que mantenemos nuestros costos mensuales bajos y predecibles.”
Eugene Rudy
Ciudad de St. Marys

«Necesitábamos operaciones de respaldo más optimizadas, necesitábamos la seguridad del almacenamiento en la nube y necesitábamos tener plena confianza en nuestra capacidad para restaurar nuestros sistemas críticos sin importar las circunstancias», declara Rudy. «La única pregunta era cómo satisfacer mejor esas necesidades».

Autenticación de cinco factores

Al final, Rudy logró mejorar drásticamente la preparación de la ciudad ante desastres utilizando las soluciones Datto SIRIS. Cinco factores contribuyeron directamente a que pudiera lograrlo:

• Concientización sobre desastres. Debido a su ubicación en la costa de Georgia, la ciudad de St. Marys está claramente expuesta a fenómenos meteorológicos significativos. El evento más reciente de este tipo fue la tormenta tropical Beryl de 2012, el ciclón fuera de temporada más fuerte que jamás haya tocado tierra en los Estados Unidos. Esa «señal de alerta» aumentó la conciencia sobre la vulnerabilidad de la ciudad tanto entre el personal de TI como entre el resto de la población.
• El defensor ideal. Como director de TI, Rudy era, sin duda, la persona ideal para impulsar una actualización de los sistemas de respaldo de la ciudad. Pero su apoyo a esa iniciativa se vio reforzado tanto por la pasión que puso en sus esfuerzos como por la credibilidad que se ganó ante los líderes gubernamentales gracias a su participación en el GMIS y en otros programas de desarrollo profesional, como la acreditación en Lean Six Sigma.
• Fuerte apoyo de la administración. Como Rudy logró presentar un argumento sólido y creíble a favor de invertir en mejorar la continuidad de las operaciones —un argumento que abarcaba tanto las necesidades operativas como las ventajas económicas a largo plazo asociadas con la modernización de la recuperación ante desastres—, pudo obtener el respaldo total del alcalde y de todo el consejo municipal.
• El mecanismo de financiamiento adecuado. El estado de Georgia cuenta con un programa fiscal único conocido como el impuesto sobre las ventas de opción local para fines específicos (SPLOST). Este programa proporcionó a la ciudad de St. Marys los fondos que necesitaba, más allá de su presupuesto de TI existente, para financiar un sistema de recuperación ante desastres (DR) modernizado.
• Un proveedor de servicios gestionados (MSP) inteligente y dinámico. En este contexto propicio, en el que se combinaban la necesidad y la disposición para actuar, entró Thinkgard, un MSP con sede en Pelham, Alabama, y socio de Datto, especializado en continuidad de negocios. Thinkgard dio un paso inteligente en las redes sociales al contactarse con Rudy a través de LinkedIn para iniciar una conversación sobre su oferta de servicios basada en Datto. Esa conversación culminó finalmente en una resolución del gobierno municipal, en diciembre de 2014, para contratar a Thinkgard.

Lo que ganó la ciudad

La colaboración con Thinkgard proporcionó múltiples beneficios a la ciudad de St. Marys. Por un lado, todos sus sistemas y datos —tanto virtuales como físicos— se respaldan de manera confiable sin requerir mucho trabajo manual por parte de sus pocos empleados de TI internos. Por otro lado, esas copias de seguridad están disponibles tanto localmente como en la nube. Ese modelo híbrido es una gran ventaja para Rudy y su equipo. «La copia de seguridad local protege incluso si se pierde la conexión a Internet, y la copia de seguridad en la nube protege incluso si el centro de datos local queda destruido», explica Rudy. «Por lo tanto, la combinación es esencial para garantizar plenamente la continuidad del negocio».

La oferta de recuperación ante desastres como servicio (DR-as-a-service) de Thinkgard, habilitada por Datto, también protege financieramente a la ciudad mediante una tarifa mensual fija de retención en la nube basada en el tiempo, en lugar de los precios convencionales basados en el volumen. «Realmente no podemos controlar la rapidez con la que crecen nuestros datos, por lo que un servicio que nos cobrara por GB nos dejaría expuestos a costos más altos de los que podríamos permitirnos», dice Rudy. «El modelo de Thinkgard, por otro lado, mantiene nuestros costos bajos y predecibles».

Sin embargo, en última instancia, son los ciudadanos y las empresas de la ciudad los que se beneficiarán si ocurre un desastre, ya sea otro ciclón de gran magnitud o simplemente una falla en un servidor. «La gente no se da cuenta de cuánto depende de su gobierno municipal hasta que algo sale mal», señala Rudy. «Con Datto y Thinkgard, hemos reducido de manera drástica y rentable el riesgo de que eso suceda».