Vereenvoudig contractbeheer met Autotask Umbrella Contracts

Het beheer van contracten is al lange tijd een van de meest complexe aspecten van het runnen van een IT-dienstverleningsbedrijf. Tussen de vele serviceovereenkomsten, tijd- en materiaalcontracten en de eindeloze cyclus van verlengingen en indexeringen door, betekent het op orde houden van alles vaak dat men moet jongleren met handmatige processen of gegevens uit verschillende schermen bij elkaar moet sprokkelen.

Met de release van Autotask 2025.5 introduceren we met veel plezier ‘Umbrella Contracts’: een slimmere, gestroomlijnde manier om meerdere contractafspraken samen te brengen in één intuïtief geheel.

Een slimmere manier om klantovereenkomsten te beheren

Voor veel MSP’s en IT-dienstverleners bestaat de uitdaging niet alleen uit het leveren van uitstekende service, maar ook uit het waarborgen van een soepele financiële bedrijfsvoering. Contracten vormen daarvoor de basis, maar wanneer je voor één klant met meerdere soorten overeenkomsten te maken hebt, kunnen het overzicht en de controle al snel uit de hand lopen.

Met overkoepelende contracten brengt u alles onder één dak. Door diensten en ‘time and materials’-overeenkomsten onder één paraplu te bundelen, krijgt u een totaaloverzicht en kunt u regels toepassen op alle bijbehorende overeenkomsten. Dat betekent dat u minder tijd kwijt bent aan administratie en meer tijd overhoudt om waarde te creëren voor uw klanten.

Belangrijkste voordelen voor uw bedrijf

Met overkoepelende contracten hoef je je geen zorgen meer te maken over het beheer van meerdere overeenkomsten, waardoor je meer controle en inzicht krijgt. Zo kunnen ze een verschil maken voor je bedrijf:

• Eén contract, volledige duidelijkheid: u hoeft niet meer heen en weer te schakelen tussen verschillende overeenkomsten. U krijgt op één plek een totaaloverzicht van alle contractactiviteiten, aanpassingen en wijzigingen in de diensten, zodat u altijd precies weet hoe de zaken ervoor staan.
• Vereenvoudigde facturering, gestroomlijnde rapportage: dankzij in het venster geïntegreerde schuifbalken, geavanceerde zoek- en filterfuncties in tabellen en inline bewerking is het eenvoudiger dan ooit om contractgegevens te beheren en daarover te rapporteren. Deze verbeteringen verminderen factureringsfouten, versnellen de factuurafhandeling en zorgen voor een beter financieel overzicht.
• Flexibiliteit die aansluit bij uw workflow: u hoeft niet alles in één keer te veranderen. U kunt Umbrella Contracts gaan gebruiken voor nieuwe overeenkomsten, terwijl u bestaande contracten gewoon laat lopen totdat u er klaar voor bent.

Een voorbeeld uit de praktijk

Stel je voor dat je een klant beheert die zowel gebruikmaakt van doorlopende beheerde diensten als van incidenteel projectmatig werk. Vroeger moest je deze overeenkomsten afzonderlijk bijhouden, tussen contracten heen en weer schakelen om de voorwaarden te bekijken en gegevens handmatig samenvoegen bij het evalueren van de relatie of het opstellen van rapporten.

Met Umbrella Contracts kunt u deze overeenkomsten bundelen in één overzichtelijk geheel. Dat betekent dat u alle activiteiten, wijzigingen en de geschiedenis van elke overeenkomst snel op één plek kunt bekijken, zonder dat u daarvoor hoeft te zoeken. Dankzij de verbeterde interface kunt u eenvoudig zoeken, filteren en direct in de tekst bewerken, waardoor u sneller en met minder fouten het overzicht houdt over facturering en rapportage.

Dit leidt tot een overzichtelijkere en efficiëntere manier om klantrelaties te beheren, waardoor uw team tijd bespaart en er niets over het hoofd wordt gezien.

Een slimmere toekomst voor contractbeheer

Contracten hoeven geen bron van wrijving te zijn. Met de ‘Umbrella Contracts’ van Autotask beschikt u over het inzicht, de automatisering en de controle die u nodig hebt om zelfs de meest complexe klantrelaties met vertrouwen te beheren. Het is weer een manier waarop wij u helpen een winstgevender, efficiënter en klantgerichter bedrijf te runnen.

Ontdek hoe Umbrella Contracts (en de rest van Autotask) u kunnen helpen uw bedrijfsvoering te stroomlijnen, factureringsfouten te verminderen en uw klantrelaties te versterken met een gratis demo.