Cómo hacer una copia de seguridad de Google Drive y por qué es importante

¿Por qué hacer una copia de seguridad de Google Drive?

“Espera, ¿no se suponía que Google Drive era mi copia de seguridad?” 

Muchos usuarios dan por sentado que, con solo usar Google Drive, cuentan con todas las copias de seguridad que necesitan. Sin embargo, la verdad es que, si bien la aplicación de escritorio de Google Drive guarda copias de los archivos en tu computadora para protegerlos contra el borrado o las amenazas, Google Drive sigue siendo vulnerable a la pérdida de datos. Google Drive es, sin duda, más seguro para tus datos que un solo laptop, computadora de escritorio, tableta o teléfono inteligente; pero la suposición de que usar Google Drive equivale a tener una copia de seguridad es incorrecta.

Google Drive protege contra algunas amenazas, pero no contra todas

En caso de una falla de hardware, sus datos estarán protegidos por Google Drive, que realiza copias de seguridad de sus datos en centros de datos de Google de primer nivel con múltiples sistemas de almacenamiento redundantes.

Incluso si un terremoto, una erupción volcánica o un ataque en toda regla de un kaiju destruyera el centro de datos principal de Google donde se almacenan tus archivos de Google Drive, Google garantiza que los datos de los clientes de G Suite se recuperarán en un sistema redundante en un plazo de 24 horas. Sin embargo, esto solo ofrece protección contra algunas amenazas y solo durante un tiempo determinado. 

Protección limitada frente a la amenaza constante de los errores humanos

Una de las principales causas de la pérdida de datos en la nube no es un error del proveedor, sino que proviene de dentro de su propia empresa: el error humano. Esto puede ir desde el borrado accidental por parte de un usuario, el borrado malicioso o el borrado intencional de datos que luego resultan ser necesarios. Casi dos tercios de toda la pérdida de datos de G Suite se debe a errores de los usuarios.

Afortunadamente, Google Drive también hace un buen trabajo al limitar el impacto de los errores de los usuarios mediante el uso de una política de «eliminación temporal» dentro de Google Drive.

Cada vez que se elimina un archivo almacenado en Google Drive, Google lo envía a la carpeta Papelera de Google Drive. Puedes recuperar los mensajes de Google Drive desde la carpeta Papelera siempre y cuando no haya superado el tiempo de retención designado.

Cómo recuperar archivos de la papelera de Google Drive

Abre la carpeta Papelera de Google Drive, busca el mensaje «eliminado» de Google Drive, marca la casilla de verificación que está al lado y, luego, selecciona la opción «Restaurar». ¡Y listo!: tu archivo de Google Drive está recuperado. Puedes obtener más información sobre cómo recuperar archivos eliminados en Google Drive aquí.

Cómo Google Drive no realiza copias de seguridad de sus propios datos

La situación se complica —y se vuelve más arriesgada— si vaciaste la Papelera de Google Drive después de eliminar un archivo que necesitabas. Se trata de una «eliminación definitiva», y no hay una forma fácil de recuperar archivos de Google Drive eliminados de forma permanente. Google ofrece un «período de gracia» de aproximadamente 25 días tras la eliminación permanente a los administradores de G Suite for Work o G Suite for Education, pero hay algunas salvedades y complicaciones.

Fuera del caso muy específico de los «usuarios de pago que se comunican con nosotros en un plazo de 3,5 semanas o menos», recuperar datos borrados de Google Drive es muy complicado. De hecho, si no eres un usuario de dominio de G Suite de pago, Google toma la medida bastante inusual de pedirte que llames al servicio de soporte de Google para discutir si es posible localizar y recuperar tus archivos. En muchos casos, esto resulta en que Google simplemente te dé la mala noticia de una manera más personal.

Lo peor es que hay muchas formas de eliminar de forma permanente algunos o todos tus datos de G Suite.

Tiempo limitado para restaurar archivos de Google Drive y Team Drive

Google señala que:

Tienes un tiempo limitado desde el momento en que los datos se eliminaron de forma permanente para restaurar archivos y mensajes. Después de eso, los datos no se pueden recuperar y se pierden para siempre.

Como se mencionó anteriormente, puedes vaciar la Papelera de Google Drive. Además, al eliminar una cuenta de G Suite se borran todos los archivos de Google Drive del usuario (así como los mensajes de Gmail, los eventos del Calendario y los archivos de Google Sites). No hay marcha atrás. No hay segunda oportunidad. Una aplicación de terceros con acceso a tu cuenta de Google Drive podría eliminar todos tus documentos y datos de Google Drive de forma permanente.

Pérdida de acceso a los archivos de Google Drive

Con Google Drive, hay cosas peores que los datos borrados. Cualquier elemento de tu Google Drive que se haya compartido contigo es un elemento que el propietario original puede quitarte. Si el propietario borra un archivo de Google Drive, también se borra para ti. Si el propietario de un elemento de Google Drive decide dejar de compartirlo, también te lo quitan. Y como no eres el propietario original, ninguna cantidad de llamadas telefónicas, chats o tickets de ayuda con Google podrá recuperar «tus» datos, porque no son tuyos. No nos creas a nosotros; pregúntale a Google.

La red de seguridad de «eliminación temporal» de Google Drive y el período de gracia de 25 días no te protegerán de la pérdida de datos causada por el hecho de que el propietario de un archivo te retire el acceso. No solo eso, sino que Google Backup and Sync Client no es realmente una copia de seguridad. Si desea un acceso garantizado y siempre disponible a sus datos de Google Drive —incluso a los elementos que se han eliminado de forma permanente o a los elementos compartidos que le han sido retirados—, entonces necesita una solución de copia de seguridad de Google Drive de terceros con todas las funciones.

Herramientas y software de copia de seguridad de Google Drive

Cómo hacer una copia de seguridad de los archivos de Google Drive con Google Takeout

Google Takeout, la herramienta interna de Google para crear exportaciones únicas de tus datos en diferentes servicios de Google, es un medio útil para crear una copia de seguridad manual y única de Gmail. Google Takeout crea un archivo .zip con todos tus mensajes de Gmail en formato de datos MBOX, que luego puedes volver a importar manualmente a tu cuenta de Gmail si se pierde algún dato.

Cómo hacer una copia de seguridad de tus archivos de Google Drive

1. Mantenga presionadas las teclas Ctrl+A para seleccionar todos los archivos o elija manualmente los que desea copiar.
2. Haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione Descargar. Los archivos estarán en formato zip.
3. Guarde esta copia en un lugar seguro y extraiga los archivos cuando sea necesario.

Copias de seguridad automatizadas con Datto SaaS Protection para Google Workspace

Los planes de continuidad del negocio y recuperación ante desastres de Google Drive y Gmail, probados a lo largo del tiempo, requieren soluciones automáticas y periódicas de respaldo y restauración de Gmail. Ahí es donde entra en juego Datto SaaS Protection para Google Workspace.

Datto SaaS Protection para Google Workspace realiza copias de seguridad de todas sus cuentas de Gmail junto con Google Drive (incluidos los Team Drives), Google Calendar y Google Contacts hasta tres veces al día, y permite la recuperación con un solo clic de los mensajes de Gmail y los archivos de Google Drive. Estas copias de seguridad se realizan automáticamente, sin supervisión, todos los días, lo que libera a los administradores de la tarea de crear copias de seguridad manuales periódicas de Google Drive y Gmail, y garantiza que todos los datos de Google Drive y Gmail estén respaldados y disponibles para su recuperación en todo momento.

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