Wie man einen Plan zur Geschäftskontinuität erstellt

Unternehmen agieren heute in einer Welt, in der sie ständig verbunden sind und in der die Kunden erwarten, dass ihre Dienste jederzeit verfügbar sind. In dem Maße, in dem Unternehmen daran arbeiten, diese Erwartungen zu erfüllen, haben sich jedoch auch die Risiken für die Betriebskontinuität erhöht. Von Cyberangriffen und Naturkatastrophen bis hin zu Insider-Bedrohungen und menschlichem Versagen - die Unterbrechungen der Geschäftskontinuität nehmen sowohl an Häufigkeit als auch an Komplexität zu. Aus diesem Grund hat die Planung der Geschäftskontinuität (Business Continuity Planning, BCP) für IT-Teams und MSPs höchste Priorität.

Die Planung der Geschäftskontinuität stellt sicher, dass Ihr Unternehmen - oder das Ihrer Kunden - während und nach einer unerwarteten Unterbrechung weiterhin wichtige Funktionen ausführen kann. Sie trägt dazu bei, die Widerstandsfähigkeit zu erhöhen, Ausfallzeiten zu reduzieren und das Serviceniveau zu halten, selbst in Szenarien mit hohem Druck. Ein solider Business-Continuity-Plan kann nicht nur Ihren Betrieb und Ihre Daten sichern, sondern auch Ihre Finanzen und Ihren Ruf schützen.

In diesem Artikel gehen wir der Frage nach, warum ein Geschäftskontinuitätsplan unverzichtbar ist, und geben eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung eines praktischen und effektiven Plans. Wenn Sie sich eingehender mit den Bestandteilen eines Geschäftskontinuitätsplans befassen und im Detail erfahren möchten, was ein solcher Plan ist, lesen Sie unseren Blogbeitrag zum Thema „Was ist ein Geschäftskontinuitätsplan?“.

Warum brauchen Sie einen Geschäftskontinuitätsplan?

Unterbrechungen warten nicht auf den richtigen Moment. Ein einziger Ausfall, Angriff oder Fehler kann Ihren Betrieb zum Erliegen bringen, Kundenbeziehungen schädigen und langfristige finanzielle Auswirkungen haben. Ohne einen Geschäftskontinuitätsplan ist Ihre Reaktion eher reaktiv als strategisch, was oft zu längeren Ausfallzeiten, Problemen mit gesetzlichen Vorschriften oder dauerhaftem Datenverlust führt. Ein Business-Continuity-Plan hilft Ihnen, schnell und effektiv zu reagieren, und gibt Ihrem Team einen klaren Rahmen, um Unterbrechungen zu minimieren und kritische Abläufe aufrechtzuerhalten, selbst unter Druck.

Ohne einen klaren BCP sind Unternehmen erheblichen Risiken ausgesetzt, darunter:

• Einnahmeausfälle: Jede Minute Ausfallzeit kann sich direkt auf Ihren Gewinn auswirken, insbesondere in dienstleistungsorientierten Umgebungen.
• Rufschädigung: Wenn Dienstleistungen nicht verfügbar sind, wenn sie benötigt werden, verlieren Kunden das Vertrauen und wenden sich möglicherweise an die Konkurrenz.
• Datenverlust: Ungeschützte Daten können bei einer Störung beschädigt werden oder dauerhaft verloren gehen.
• Verstöße gegen Compliance-Vorschriften: In vielen Branchen ist eine Kontinuitätsplanung vorgeschrieben. Ohne eine solche Planung könnten Sie Audits nicht bestehen oder mit Strafen rechnen müssen.
• Chaos im Betriebsablauf: Ohne Struktur wird die Wiederherstellung zu einem Ratespiel, was zu Verwirrung und Verzögerungen führt.

Ein Geschäftskontinuitätsplan ist mehr als nur ein Werkzeug für das Risikomanagement. Er ist eine Verpflichtung, widerstandsfähig, reaktionsfähig und zuverlässig zu sein, wenn es darauf ankommt.

Was ist der Zweck eines Geschäftskontinuitätsplans?

Ein Geschäftskontinuitätsplan bietet einen strukturierten, wiederholbaren Ansatz zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs während einer Krise. Er beschreibt genau, was passieren muss, wer verantwortlich ist und wie die wesentlichen Abläufe ohne Verzögerung aufrechterhalten werden können.

Anstatt sich auf improvisierte Entscheidungen zu verlassen, gibt ein BCP den Teams einen gemeinsamen Rahmen vor, dem sie folgen können. Er richtet Prioritäten aus, definiert kritische Funktionen und stellt sicher, dass die Wiederherstellungsschritte klar und koordiniert sind. Im Kern besteht der Zweck eines BCP darin, Ihre Reaktion so schnell, konzentriert und effektiv wie möglich zu gestalten.

10 Schritte zur Erstellung eines Geschäftskontinuitätsplans

Die Erstellung eines Geschäftskontinuitätsplans ist ein praktischer, schrittweiser Prozess. Dazu gehören die Erfassung von Informationen aus dem gesamten Unternehmen, die Bewertung potenzieller Risiken, die Festlegung realistischer Wiederherstellungsziele und die Umsetzung dieser Erkenntnisse in einen klaren, ausführbaren Plan. Ein solider BCP sollte auch regelmäßig getestet, verbessert und aktualisiert werden, um mit den sich entwickelnden Abläufen und Bedrohungen Schritt zu halten.

Hier sind die 10 Schritte zur Erstellung eines Business-Continuity-Plans, der in der Praxis funktioniert:

1. Bilden Sie ein Team zur Planung der Geschäftskontinuität

Stellen Sie zunächst ein funktionsübergreifendes Team zusammen, das für die Entwicklung und Pflege des BCP verantwortlich ist. In diesem Team sollten wichtige Abteilungen wie IT, Betrieb, Personal, Finanzen und Kommunikation vertreten sein. Jedes Mitglied sollte die wichtigsten Prozesse seines Bereichs kennen und befugt sein, Erkenntnisse und Entscheidungen beizutragen.

Ernennen Sie einen Teamleiter oder Koordinator, der den Prozess vorantreibt, die Verantwortlichkeit sicherstellt und die Zusammenarbeit koordiniert. Das Team sollte auch die Befugnis haben, bei Störungen schnell zu handeln.

2. Identifizieren Sie kritische Geschäftsfunktionen

Listen Sie alle wichtigen Funktionen und Dienstleistungen Ihres Unternehmens auf. Ermitteln Sie dann, welche davon für den täglichen Betrieb oder das langfristige Überleben des Unternehmens entscheidend sind. Nicht alle Prozesse haben das gleiche Gewicht - das Ziel ist es, die Prioritäten nach den betrieblichen Auswirkungen und den gegenseitigen Abhängigkeiten zu setzen.

Fragen Sie:

• Welche Funktionen würden die größten Störungen verursachen, wenn sie nicht verfügbar wären?
• Worauf verlassen sich Mitarbeiter und Kunden am meisten?
• Welche Systeme oder Prozesse sind mit rechtlichen, regulatorischen oder vertraglichen Verpflichtungen verbunden?

Dokumentieren Sie Ihre Ergebnisse, und diese Liste sollte Ihre Risikoanalyse, Folgenabschätzung und Wiederherstellungsprioritäten leiten.

3. Durchführen einer Risikobewertung

Als Nächstes identifizieren Sie die Ereignisse oder Szenarien, die Ihre kritischen Funktionen stören könnten. Dazu gehören sowohl externe als auch interne Bedrohungen. Übliche Beispiele sind:

• Cyber-Vorfälle wie Ransomware oder verteilte Denial-of-Service-Angriffe (DDoS)
• Naturkatastrophen wie Überschwemmungen, Waldbrände oder Stürme
• Ausfälle der IT-Infrastruktur (Hardware oder Software)
• Insider-Bedrohungen oder menschliches Versagen
• Unterbrechungen von Drittanbietern oder der Lieferkette

Bewerten Sie jedes Risiko anhand von zwei Faktoren: Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen. Dies hilft bei der Priorisierung der Risiken, die sofort geplant und gemindert werden müssen, gegenüber denen, die überwacht werden müssen.

4. Führen Sie eine Analyse der Auswirkungen auf das Geschäft durch (BIA)

Eine Analyse der Auswirkungen auf das Geschäft hilft bei der Quantifizierung dessen, was bei einer Unterbrechung einer kritischen Funktion passieren würde. Sie misst die finanziellen, betrieblichen und rufschädigenden Folgen von Ausfallzeiten.

So führen Sie eine BIA durch:

• Sammeln Sie Daten durch Interviews, Umfragen oder Dokumentation.
• Identifizieren Sie Abhängigkeiten und Ressourcenanforderungen für jede Funktion.
• Berechnung der akzeptablen Ausfallzeit (maximal tolerierbare Ausfallzeit oder MTD).
• Schätzen Sie die potenziellen Kosten einer Unterbrechung im Laufe der Zeit.

Diese Informationen bilden die Grundlage für Ihre Wiederherstellungsstrategien.

5. Definieren Sie Wiederherstellungsziele (RTO und RPO)

Wiederherstellungsziele helfen Ihnen, messbare Ziele für die Wiederherstellung von Systemen und Prozessen zu setzen.

• Recovery Time Objective (RTO): Der maximale Zeitraum, in dem ein Prozess oder ein System ausfallen darf, ohne dass dadurch inakzeptable Schäden entstehen.
• Recovery Point Objective (RPO): Der maximal akzeptable Datenverlust, gemessen in Zeit, z. B. der Zeitpunkt der letzten Sicherung.

Stellen Sie ein Gleichgewicht zwischen Wiederherstellungsgeschwindigkeit, Systembedeutung und verfügbaren Ressourcen her, um realistische RTO- und RPO-Ziele festzulegen.

Um einen tieferen Einblick in die Festlegung von RTO und RPO zu erhalten und zu erfahren, warum sie für eine solide Strategie zur Geschäftskontinuität und Notfallwiederherstellung (BCDR) von zentraler Bedeutung sind, lesen Sie unseren ausführlichen Blogbeitrag zu RTO und RPO.

6. Entwicklung von Reaktions-, Wiederherstellungs- und Kommunikationsstrategien

Erstellen Sie anhand der definierten Risiken und Ziele umsetzbare Strategien für:

• Reaktion auf Vorfälle: Maßnahmen, die unmittelbar nach einer Störung zu ergreifen sind, wie z. B. die Sicherung von Systemen, die Benachrichtigung von Schlüsselpersonal oder die Einleitung von Notfallmaßnahmen.
• Wiederherstellung: Verfahren zur Wiederherstellung von Systemen – entweder lokal oder in der Cloud – sowie zur Verlagerung von Teams.
• Kommunikation: Wer muss wann und wie informiert werden – einschließlich Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten, Partner und Aufsichtsbehörden.

Verwenden Sie standardisierte Vorlagen, Anrufbäume und vordefinierte Nachrichten, um die Kommunikation in stressigen Momenten zu beschleunigen.

7. Dokumentieren Sie den Geschäftskontinuitätsplan

Alle Strategien, Kontaktlisten, Verfahren und Wiederherstellungsschritte sollten in einem übersichtlichen, leicht zugänglichen Dokument festgehalten werden. Verwenden Sie eine einheitliche Formatierung und fügen Sie diese ein:

• Ziele und Umfang planen
• Teamrollen und Kontaktinformationen
• Risikobewertungen und BIA-Ergebnisse
• Schritt-für-Schritt-Reaktions- und Wiederherstellungsmaßnahmen
• Kommunikations-Workflows
• Wartungs- und Testplan

Die Versionskontrolle von Dokumenten ist ebenfalls entscheidend. Stellen Sie sicher, dass Ihr Plan sicher gespeichert und bei einem Systemausfall zugänglich ist.

8. Rollen zuweisen und Mitarbeiter schulen

Selbst der beste Plan funktioniert nicht, wenn die Mitarbeiter nicht wissen, wie man ihn anwendet. Sobald die Rollen definiert sind, schulen Sie die Mitarbeiter in ihren spezifischen Verantwortlichkeiten während eines Vorfalls.

Dies beinhaltet:

• Regelmäßige Schulungen für Teamleiter und Support-Mitarbeiter.
• Arbeitshilfen oder Kurzanleitungen für wichtige Rollen.
• Tabletop-Übungen oder Live-Simulationen, um Vertrautheit und Vertrauen aufzubauen.

Die Schulung sollte fortlaufend erfolgen, nicht nur einmalig.

9. Testen und Validieren der Wirksamkeit

Testen hilft sicherzustellen, dass Ihr Plan auch unter Druck standhält. Es ist der beste Weg, um Lücken, Ineffizienzen oder veraltete Informationen aufzudecken.

Verwenden Sie eine Kombination aus:

• Tabletop-Übungen: Diskussionsbasierte Durchspiele eines Szenarios.
• Simulationsübungen: Kontrollierte Echtzeitübungen mit begrenzten Auswirkungen auf den Systembetrieb.
• Technische Ausfallsicherungen oder Wiederherstellungen: Tests von Sicherungs- und Wiederherstellungssystemen.

Bewerten Sie die Testergebnisse anhand Ihrer RTOs und RPOs und dokumentieren Sie anschließend Verbesserungen.

10. Kontinuierliche Überprüfung und Aktualisierung.

Ein Plan zur Geschäftskontinuität ist kein einmaliger Vorgang. Er sollte regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass er Ihr aktuelles Geschäftsumfeld, Ihre Systeme und Risiken widerspiegelt.

• Überprüfen Sie Ihren Plan nach jeder größeren organisatorischen Änderung.
• Aktualisierung von Kontakten, Technologien, Anbietern und Wiederherstellungsstrategien nach Bedarf.
• Einbeziehung von Erkenntnissen aus Tests und tatsächlichen Vorfällen.
• Planen Sie jährliche Überprüfungen, um die Relevanz zu erhalten.

Ein aktueller Plan ist ein zuverlässiger Plan, und Zuverlässigkeit ist das A und O bei der Kontinuitätsplanung.

Erstellen Sie Ihren Geschäftskontinuitätsplan mit Datto

Der Aufbau und die Aufrechterhaltung eines Business-Continuity-Plans erfordern zuverlässige Tools, die mit den modernen Bedrohungen Schritt halten. Die BCDR-Lösungen von Datto unterstützen jede Phase des Continuity-Planungsprozesses und helfen MSPs und IT-Teams dabei, kritische Systeme zu schützen, Recovery-Workflows zu validieren und den Betrieb zuverlässig aufrechtzuerhalten.

Von automatisierten Backups bis hin zu sofortiger Wiederherstellung und zentraler Verwaltung - Datto vereinfacht die Business Continuity, damit Sie sich auf die Bereitstellung unterbrechungsfreier Services konzentrieren können. Hier erfahren Sie, wie Datto Ihnen hilft, Ihre Continuity-Strategie zu stärken und zu optimieren:

Unveränderliche Backups mit integrierter Ransomware-Erkennung

Datto Appliances laufen auf einem gehärteten Linux-basierten Betriebssystem, wodurch die Anfälligkeit für häufige Schwachstellen, die Windows-basierte Software betreffen, reduziert wird. Backups werden außerdem in der unveränderlichen Datto Cloud gespeichert, die durch Sicherheit auf Unternehmensniveau und integrierte Ransomware-Erkennung geschützt ist. Selbst im Falle eines Ransomware-Angriffs bleiben Ihre Backup-Daten sicher und wiederherstellbar, so dass Sie sicher sein können, dass Ihr Wiederherstellungspunkt sauber und brauchbar ist.

Patentierte sofortige Virtualisierung

Mit der patentierten Instant-Virtualisierung von Datto können MSPs und IT-Teams Systeme innerhalb von Minuten und nicht Stunden wiederherstellen. Sie können die Systeme sofort lokal, auf Datto Appliances oder in der Datto Cloud virtualisieren und den Zugriff auf wichtige Anwendungen ohne Verzögerung wiederherstellen.

Automatisierte Überprüfung von Backups

Es reicht nicht aus zu wissen, dass Ihre Backups existieren, Sie müssen auch wissen, dass sie funktionieren. Datto BCDR testet und verifiziert automatisch jedes Backup mit Hilfe von Screenshot-Verifizierung und erweiterten Integritätsprüfungen. Sie erhalten täglich den Beweis, dass Ihre Daten wiederherstellbar, funktionsfähig und bereit zur Wiederherstellung sind, wenn sie am dringendsten benötigt werden.

Nahtlose Verwaltung

Das zentralisierte Dashboard für Business Continuity und Disaster Recovery von Datto macht das Backup- und Recovery-Management mühelos. Dies ist besonders für MSPs von Vorteil, die einen vollständigen Überblick über alle Kundensysteme erhalten. Von einem einzigen Fenster aus können Sie den Zustand der Backups überwachen, Wiederherstellungspunkte verwalten und Probleme schnell beheben. Ganz gleich, ob Sie fünf oder fünfhundert Kunden unterstützen, Datto lässt sich mit Ihrem Unternehmen skalieren und verkürzt die Zeit, die Sie für Schutz, Wiederherstellung und Reaktion benötigen.

Datto hilft Ihnen dabei, die Kontrolle über Ihre Geschäftskontinuität zu übernehmen – mit bewährten, praktischen und speziell für diesen Zweck entwickelten Funktionen. Sind Sie bereit, Ihre Kontinuitätsplanung einfacher und effektiver zu gestalten? Entdecken Sie die BCDR-Lösungen von Datto und erfahren Sie, wie Sie ein widerstandsfähiges, auf Wiederherstellung ausgerichtetes Unternehmen aufbauen können.