Wie MSPs die Kosten für Ausfallzeiten nutzen können, um Kundenkonversionen zu fördern

In der heutigen digitalen Welt, in der alles rund um die Uhr läuft, sind Ausfallzeiten ein Risiko, das sich Unternehmen nicht leisten können zu ignorieren. Schon wenige Stunden Offline-Zeit können sich drastisch auf Umsatz, Produktivität und Ruf auswirken. Noch höher ist der Einsatz in Branchen mit strengen regulatorischen und Compliance-Anforderungen – darunter Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltungen, das Gesundheitswesen, der Finanzsektor, die Rechtsbranche, das Bildungswesen und der Einzelhandel –, in denen jede Minute einer Unterbrechung erhebliche finanzielle und rechtliche Konsequenzen nach sich zieht.

Für MSPs stellt dieses erhöhte Risiko eine klare Chance dar. Kunden sind häufiger denn je mit Datenbedrohungen konfrontiert und benötigen Lösungen, die über herkömmliche Backups hinausgehen und Geschäftskontinuität gewährleisten. Doch obwohl der Bedarf real ist, bleibt es eine große Herausforderung, den Kunden die tatsächlichen Kosten von Ausfallzeiten konkret verständlich zu machen. Viele Unternehmen betrachten Backup und Wiederherstellung nach wie vor eher als technische Anforderung, die es abzuhaken gilt, und nicht als geschäftskritische Strategie.

Dieser Blog soll MSPs wie Ihnen dabei helfen, diese Sichtweise zu ändern. Wir werden untersuchen, wie Sie anhand von Daten und konkreten Auswirkungen die tatsächlichen Kosten von Ausfallzeiten verdeutlichen können. Sie erhalten praktische Ansätze, um den Fokus der Gespräche neu auszurichten – vom Verkauf von Backup-Speicherplatz hin zur Gewährleistung von Verfügbarkeit und Betriebskontinuität. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Datto BCDR MSPs dabei unterstützt, Kundendaten zu schützen und den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten – mit einer Plattform, die speziell für betriebliche Resilienz entwickelt wurde.

Was sind Ausfallzeiten, und warum müssen MSPs deren Kosten beziffern?

Unter Ausfallzeit versteht man jeden Zeitraum, in dem Systeme, Anwendungen oder Netzwerke nicht verfügbar sind oder nicht die erwartete Leistung erbringen. Dies führt zu unmittelbaren Störungen, die sich auf das gesamte Unternehmen auswirken, indem sie interne Arbeitsabläufe verzögern, die Interaktion mit Kunden beeinträchtigen und den Geschäftsbetrieb zum Erliegen bringen. Selbst kurze Ausfälle verringern die Produktivität, beeinträchtigen das Nutzererlebnis und führen zu finanziellen Einbußen sowie Reputationsschäden.

Um die Auswirkungen von Ausfallzeiten wirkungsvoll zu vermitteln, müssen MSPs den Fokus der Diskussion von technischen Spezifikationen auf die finanziellen Folgen verlagern. Führungskräfte treffen Entscheidungen auf der Grundlage von Zahlen. Wenn Kunden verstehen, was eine Stunde Ausfallzeit tatsächlich kostet, wird der Wert der Verfügbarkeit deutlich. Die Quantifizierung von Ausfallzeiten hilft MSPs zudem dabei, die Sichtweise neu zu definieren – weg von einer IT-Kostenposition hin zu einer Strategie zur Risikominderung, die die Geschäftsleistung schützt.

Wie sich Betriebsausfälle auf verschiedene Branchen auswirken

Die Kosten und Folgen von Betriebsausfällen variieren je nach Branche erheblich. Für MSPs bedeutet dies, dass sie sich auf die passenden Interessenten konzentrieren müssen – also auf Unternehmen, bei denen Betriebsunterbrechungen keine Option sind. Diese Unternehmen sind oft in regulierten Umgebungen tätig und müssen bei Systemausfällen mit erheblichen Konsequenzen rechnen.

Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltung

Cyberangriffe auf staatliche Organisationen nehmen sowohl an Häufigkeit als auch an Komplexität zu. Behörden sind aufgrund der sensiblen Daten, die sie verwalten, und ihrer oft veralteten Infrastruktur zu hochkarätigen Zielen geworden. Ein einziger Angriff kann Dienste wie Notfallmanagementsysteme, Genehmigungsverfahren oder die öffentliche Kommunikation lahmlegen. Verschärfte Vorschriften auf Bundes- und Landesebene erfordern nun strengere Sicherheitsmaßnahmen, Pläne zur Reaktion auf Vorfälle und dokumentierte Wiederherstellungsfähigkeiten.

Gesundheitspflege

Ausfälle im Gesundheitswesen stellen eine direkte Gefahr für die Patientenversorgung dar. Störungen können den Zugriff auf elektronische Patientenakten (EHRs) blockieren, Behandlungen verzögern und die Offenlegung geschützter Gesundheitsdaten (PHI) riskieren. Systeme, die die Diagnostik, die Verschreibung von Medikamenten oder die Patientenaufnahme unterstützen, dürfen nicht ausfallen. Die Nichteinhaltung von Vorschriften wie dem Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) kann zu hohen Geldstrafen und rechtlichen Schritten führen.

Finanzen

Vertrauen ist das Fundament des Finanzsektors, und Finanzinstitute agieren in einem der am stärksten regulierten und zeitkritischen Umfelder. Ausfälle können sich unmittelbar auf die Transaktionsabwicklung, die Kundenkommunikation und die aufsichtsrechtliche Berichterstattung auswirken. Die Nichteinhaltung von SLAs oder von Prüfungsanforderungen kann zu Geldstrafen führen und das Vertrauen der Kunden untergraben. Selbst kurze Ausfälle führen zu Reputationsschäden, deren Behebung Jahre dauern kann.

Rechtliches

Anwaltskanzleien sind auf den ständigen Zugriff auf vertrauliche Fallakten, Verträge und Mandantenkorrespondenz angewiesen. Ausfallzeiten können dazu führen, dass Gerichtstermine versäumt, abrechnungsfähige Stunden verloren gehen und wichtige Einreichungen verzögert werden. Im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten können selbst kurze Unterbrechungen die Fallstrategie beeinträchtigen oder zur Nichteinhaltung von Verfahrensfristen führen.

Auch der Datenschutz ist ein wichtiges Thema. Juristen unterliegen oft strengen Vertraulichkeitspflichten, weshalb eine sichere und zeitnahe Datenwiederherstellung unerlässlich ist.

Bildung

Bildungseinrichtungen, von der Grundschule bis zur 12. Klasse und im Hochschulbereich, werden zunehmend zum Ziel von Ransomware-Angriffen und Phishing-Kampagnen. Aufgrund begrenzter IT-Ressourcen und einer großen Nutzerzahl sind Schulen und Universitäten oft anfällig für längere Ausfälle. Ausfallzeiten können Lernmanagementsysteme, Schülerportale und Verwaltungsplattformen lahmlegen. In hybriden oder Fernunterrichtsumgebungen ist die Verfügbarkeit der Dienste von noch größerer Bedeutung.

Einzelhandel

Im Einzelhandel führen Ausfallzeiten direkt zu Umsatzverlusten. Kassensysteme (POS), Bestandsverwaltungsplattformen und E-Commerce-Shops müssen jederzeit verfügbar sein, insbesondere in Zeiten mit hohem Kundenaufkommen, wie beispielsweise an Feiertagen oder während Sonderverkaufsaktionen. Ein Ausfall kann zu abgebrochenen Warenkörben, entgangenen Transaktionen und verärgerten Kunden führen. Längere Ausfälle können dem Markenimage nachhaltig schaden.

Wie man den Kunden die Kosten durch Ausfallzeiten vor Augen führt

Für viele Kunden fühlen sich Ausfallzeiten erst dann real an, wenn sie tatsächlich eintreten – und dann ist der Schaden bereits angerichtet. MSPs können substanziellere Gespräche anstoßen, indem sie ihren Kunden dabei helfen, die tatsächlichen Kosten von Ausfallzeiten zu beziffern. Dies schafft nicht nur ein Gefühl der Dringlichkeit, sondern verlagert den Schwerpunkt der Diskussion auch von technischen Funktionen hin zu konkreten Ergebnissen in der Praxis. Die richtigen Werkzeuge, Fragen und Formulierungen können den Unterschied zwischen einem technischen Einwand und einem abgeschlossenen Geschäft ausmachen.

Berechnen Sie die Kosten von Ausfallzeiten

Kunden sind sich zwar bewusst, dass Ausfallzeiten störend sind, doch viele unterschätzen nach wie vor die damit verbundenen Kosten. Viele wissen, dass Ausfallzeiten den Betrieb zum Erliegen bringen und zu unmittelbaren Umsatz- und Produktivitätsverlusten führen. Die tatsächlichen Kosten reichen jedoch oft viel tiefer.

Reputationsschäden, der Verlust des Kundenvertrauens und die Nichteinhaltung vertraglicher Verpflichtungen können langfristige finanzielle und rechtliche Folgen haben. Die Wiederherstellung selbst ist selten einfach. Wenn die Infrastruktur von Grund auf neu aufgebaut werden muss oder die Datenwiederherstellung fehlschlägt, steigen diese Kosten schnell an.

Abb. 1: Kosten von Ausfallzeiten für Unternehmen

Helfen Sie Ihren Kunden dabei, sich mit diesen wichtigen Fragen auseinanderzusetzen:

• Wie viele Mitarbeiter würden während eines Ausfalls nicht arbeiten können?
• Wie hoch ist ihr durchschnittlicher Stundensatz?
• Wie viele Verkaufs- oder Serviceanfragen würden verloren gehen?
• Was würde die Wiederherstellung kosten, falls eine Wiederherstellung fehlschlagen sollte?

Um die Auswirkungen anschaulicher zu machen, nutzen Sie Tools wie den Rechner für Wiederherstellungszeiten und Ausfallkosten. Wenn Sie die konkreten Zahlen vorlegen, lassen sich die potenziellen Verluste nicht mehr ignorieren. Sobald Kunden erkennen, dass eine Stunde Ausfallzeit 10.000 Dollar oder mehr kosten kann, beginnen sie, Geschäftskontinuität als unverzichtbar – und nicht als optional – anzusehen.

Die Diskussion über das Thema „Backup“ hinaus auf die Geschäftskontinuität ausweiten

Viele Kunden gehen davon aus, dass ihre Daten sicher sind, nur weil sie gesichert sind – insbesondere in der Cloud. Doch eine Sicherung allein garantiert noch keine Wiederherstellung. Dabei werden lediglich Kopien der Daten gespeichert. Wenn diese Daten bei Bedarf nicht schnell, vollständig oder sicher wiederhergestellt werden können, ist ihr Wert fraglich.

Andererseits gewährleisten Business Continuity und Disaster Recovery (BCDR) umfassenden Schutz, Betriebskontinuität und eine schnelle Wiederherstellung, wenn es darauf ankommt. Mit einer zuverlässigen BCDR-Lösung können Unternehmen ihre Kunden weiterhin bedienen, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleisten und Umsatzverluste vermeiden.

Anstatt abstrakte Konzepte zu erörtern, sollten Sie Ihren Kunden realistische Szenarien näherbringen.

Was wäre, wenn sie heute Opfer eines Ransomware-Angriffs würden? Wäre ihr Backup dann noch zugänglich – oder wäre es ebenfalls verschlüsselt?

Wie lange würde es dauern, bis ihre Systeme wieder betriebsbereit wären? Ein paar Stunden? Mehrere Tage?

Würde ihre derzeitige Konfiguration einer Prüfung durch einen Wirtschaftsprüfer oder einen Cyber-Versicherer standhalten?

Abb. 2: Beispiel für einen Fragebogen in einem Antragsformular für eine Cyberversicherung

Dies sind reale Risiken, auf die MSPs in Gesprächen eingehen müssen. Wenn Kunden bei einer dieser Fragen zögern, ist das ein klares Zeichen dafür, dass ein Backup allein nicht ausreicht. Sie benötigen eine BCDR-Lösung, die auf Geschwindigkeit, Ausfallsicherheit und Nachvollziehbarkeit ausgelegt ist.

Bieten Sie abgestufte Optionen für Geschäftskontinuität und Notfallwiederherstellung an

Wie wir gesehen haben, sind nicht alle Ausfallzeiten gleich. MSPs sollten mehrstufige BCDR-Lösungen anbieten, die auf die Risikotoleranz und die betrieblichen Prioritäten jedes einzelnen Kunden zugeschnitten sind.

Nicht jede Arbeitslast muss innerhalb von fünf Minuten wiederhergestellt werden. Bei kritischen Systemen – wie beispielsweise Zahlungsabwicklung, Kundendienstplattformen oder ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) – ist Geschwindigkeit jedoch von entscheidender Bedeutung. Passen Sie die Wiederherstellungszeiten an den geschäftlichen Wert des zu schützenden Systems an.

Hier kommen RTO und RPO ins Spiel:

• Recovery Time Objective (RTO): Wie schnell das System nach einem Ausfall wiederhergestellt sein muss
• Recovery Point Objective (RPO): Wie viel Datenverlust ist akzeptabel, gemessen in Zeit

Dabei handelt es sich nicht nur um technische Kennzahlen – sie stehen für geschäftliche Risiken. Eine RTO von drei Stunden mag akzeptabel erscheinen, bis dem Kunden bewusst wird, dass dies drei Stunden an entgangenen Aufträgen, ungenutzten Mitarbeitern oder verpassten Servicefenstern bedeutet. MSPs sollten RTO und RPO an das knüpfen, was am wichtigsten ist.

Wenn die Wiederherstellungsziele auf die tatsächlichen geschäftlichen Prioritäten abgestimmt sind, können Kunden genau erkennen, was sie schützen und warum sich die Investition lohnt.

Wie Datto BCDR MSPs dabei unterstützt, eine stets verfügbare Geschäftskontinuität zu gewährleisten

Ausfallzeiten gefährden alles. Deshalb ist eine zuverlässige BCDR-Lösung von entscheidender Bedeutung. Datto BCDR ist eine speziell für MSPs entwickelte Plattform, die deren Kunden dabei unterstützt, auch bei Störungen widerstandsfähig zu bleiben. Durch die Kombination aus automatisierten Backups, sofortigem Failover und integrierter Backup-Überprüfung verhindert Datto Ausfallzeiten und sorgt dafür, dass der Betrieb aufrechterhalten bleibt – egal, was passiert.

So unterstützt Datto BCDR MSPs dabei, Betriebskontinuität, schnelle Wiederherstellung, besseren Schutz und mehr Vertrauen bei den Kunden zu gewährleisten:

• Automatische Datensicherungen: Datto sichert Daten in Abständen von bis zu fünf Minuten. MSPs können so Datenverluste minimieren und gleichzeitig sicherstellen, dass stets ein aktueller Wiederherstellungspunkt verfügbar ist.
• Sofortige Virtualisierung, lokal oder in der Cloud: Wenn ein System ausfällt, kann Datto es sofort auf einer lokalen Appliance, in der Cloud oder beidem virtualisieren. So können MSPs den Betrieb innerhalb von Minuten wiederherstellen – statt in Stunden oder Tagen.
• Automatische Überprüfung der Backups: Jedes Backup wird automatisch getestet, um sicherzustellen, dass es erfolgreich hochfährt und die Anwendungen wie erwartet laufen. MSPs können ihren Kunden so ohne manuellen Aufwand Sicherheit bieten.
• Flexible Wiederherstellungsoptionen: Ganz gleich, ob Kunden eine einzelne Datei, einen Ordner oder einen gesamten Server wiederherstellen müssen – Datto bietet MSPs vollständige Kontrolle darüber, wie die Wiederherstellung erfolgt.
• FIPS 140-3-zertifizierte Verschlüsselung: Für MSPs, die Kunden aus dem Bundes- und Landesbereich oder aus regulierten Branchen betreuen, verfügen die „ SIRIS 6“-Geräte von Datto nun über die FIPS 140-3 Inside-Zertifizierung, wodurch MSPs strenge Compliance-Anforderungen erfüllen können.

Erfahren Sie, wie Datto BCDR Ihnen dabei hilft, die Geschäftsabläufe Ihrer Kunden gegen jede Art von Störungen widerstandsfähig zu machen.